O fluxo de caixa é uma ferramenta simples, porém de fundamental importância na organização financeira de uma empresa. É nele que serão alocados dados sobre todas as entradas e saídas de dinheiro. Por isso, manter um controle correto do fluxo de informações no fluxo de caixa traz benefícios como a compreensão da saúde financeira do seu negócio.
E como funciona o fluxo de caixa? Como citado acima nele são mantidos todos os registros de entrada e saída de dinheiro, compra de determinado produto, despesas fixas (energia elétrica, material de limpeza). Qualquer gasto ou receita, por menor que seja deve entrar no fluxo de caixa, pois através dele pode-se entender onde se está gastando muito e onde é possível investir.
Através do fluxo de caixa decisões podem ser tomadas antecipadamente, pois tem-se controle maior do dinheiro em caixa, também pode ser analisada qual a melhor forma de pagamento, o melhor momento para investir, se a empresa está numa situação ruim financeiramente.
Por outro lado, esta ferramenta pode se tornar um verdadeiro contratempo para quem não consegue administrá-la de forma adequada, o que na maioria das vezes acontece por falta de tempo, por não saber que tipo de dados são necessários e, principalmente, como estes devem estar dispostos.
A seguir vamos explicar os 4 erros mais comuns que surgem na confecção de um fluxo de caixa:
Falta de acompanhamento diário
Tempo é um dos maiores desafios quando se fala de negócios. Especialmente em micro e pequenas empresas, onde o corpo de funcionários é restrito e as atividades a serem realizadas vão além do escopo do cargo, por exemplo, o proprietário de uma padaria que, além de ser responsável pela linha de produção, ainda precisa fazer o controle do estoque e também é responsável pela folha de pagamento. Por esse motivo, o acompanhamento e atualização do fluxo de caixa se torna uma atividade quinzenal, ou até mesmo mensal. O problema disso é que alguns contratempos que venham a surgir ao longo desse intervalo de tempo sem acompanhamento e atualização acabam passando despercebidos.
É importante priorizar o acompanhamento diário do fluxo de caixa, para conseguir a visualização de riscos com a antecedência devida, e até mesmo evitar erros e retrabalhos.
Receitas ≠ Vendas
Como já foi falado anteriormente, um dos erros mais comuns é não saber que tipo de informação deve ser inserida no fluxo de caixa. Sendo assim, é interessante saber a diferença entre vendas e receitas e, mais importante, saber qual delas deve ser informação no fluxo de caixa.
Geralmente, quando uma venda é realizada, o seu valor é inserido no fluxo de caixa, porém, esse não é o valor que está entrando no caixa da empresa, pois ainda é preciso descontar o custo de produção. Essa diferença entre preço de venda e custo de produção é a receita, valor que deve ser considerado ao preencher o fluxo de caixa.
Não definir categorias
Você deve estar se perguntando: mas o que seria definir categorias? Quando se tem um grande fluxo de informações de entradas e saídas, como por exemplo salários, impostos, fornecedores, clientes, entre outras, a percepção de quais atividades geram prejuízo, não têm o retorno esperado ou estão trazendo mais lucro para a empresa pode se tornar bastante difícil.
Tendo isso em vista, a divisão em categorias é uma maneira bastante eficiente de sensibilizar essa visão de despesas, investimentos e desperdícios dentro de uma organização. O site do Sebrae dá mais dicas e ainda disponibiliza uma planilha para ajudar na construção do fluxo de caixa.
Não ser realista
Ao se fazer a projeção do fluxo de caixa, muitos administradores acabam se empolgando e criando expectativas sobre resultados futuros que muito dificilmente serão alcançados. Por isso, é importante fazer previsões realistas, ainda que elas não sejam confortáveis.
Um dos fatores importantes para que o fluxo de caixa funcione bem é a consistência dos dados, é sempre importante que os valores colocados sejam bem detalhados e não gerem dúvidas, até mesmo para uma melhor gestão do conhecimento para futuras pessoas que leiam os dados.
Para controlar e entender melhor o fluxo de caixa uma dica é manter relatórios periódicos sobre o status financeiro da organização, e nesse relatório observar porque os valores da empresa são esses e se houve algum fator que influenciou os números.
Quer saber mais ferramentas que auxiliam na organização financeira de uma empresa? Leia as nossas dicas para um bom planejamento financeiro!
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