Kanban: O Poder da Comunicação Visual


O Kanban é uma expressão de origem japonesa que significa “cartão” ou “sinalização”. Na visão operacional, acabou se tornando uma metodologia que propõe melhorar o desempenho da organização, reduzindo desperdícios e exterminando tarefas que não agregam valor.

Teve início quando a Toyota, em meados da década de 40, despertou interesse pela forma de operacionalização dos supermercados. Eles observaram que os produtos eram repostos nas prateleiras antes mesmo de acabarem e por isso o cliente é capaz de obter o produto que ele precisa na quantidade que ele precisa e na hora que ele precisa, reafirmando o conceito de “just-in-time”.

O Kanban usado no supermercado observado pela Toyota, funciona movimentando e fornecendo itens a medida que vão sendo consumidos, de forma que também auxilia na gestão de estoques, pois pode-se ter um conhecimento de quanto de produto está em estoque.

A grande sacada dos japoneses foi perceber que os supermercados conseguem isso através da percepção visual , criando assim o conceito de Kanban como conhecemos hoje, que se utiliza desse poder da comunicação visual.

E como funciona o Kanban?

Bem, a sistemática é organizada da seguinte maneira: são definidas as atividades ao longo do curso da produção e em seguida classificadas de acordo com o nível de andamento e também a urgência da mesma.

E como se dá essa classificação? Vamos dividi-la em duas etapas, sendo a primeira dizendo respeito ao nível de progresso: Se uma tarefa ainda não foi iniciada, ela é classificada como “a fazer”, ou em inglês “to do”. As que estiverem no curso do fluxo da produção, porém ainda não foram concluídas, estão em “andamento” ou “doing”, e por fim, as que forem concluídas são alocadas em “terminadas” ou “done”.

A segunda classificação está relacionada, como falado anteriormente, com o nível de exigência da tarefa. Fazendo o uso de post its com cores variadas para cada nível, as atividades prioritárias teriam uma cor própria, as intermediárias também, e assim por diante.

Após essa etapa de classificação, é preciso montá-las em um local de fácil visualização. Seja um quadro branco ou apenas uma parede que esteja livre, a ideia é que essas informações estejam de fácil acesso para os interessados.

Um exemplo abaixo de como organizar as informações:

Hoje em dia também existe uma diversidade de softwares e aplicativos que também fazem o papel do Kanban. O Trello é uma ferramenta muito interessante que vem sendo implementada nas organizações. Ele funciona como um Kanban, onde você cria colunas referentes a cada etapa (to do, doing e done) e pode selecionar cores para os tipos diferentes de atividades, facilitando bastante a visualização! Além disso, é possível colocar datas de vencimento, ou seja, o limite de entrega das atividades, e também adicionar outros membros da equipe e juntos receber notificações no próprio aplicativo e no seu email de cadastro.​

(exemplo da janela do trello)

O que é possível interpretar com o Kanban?

É comprovado que a aplicação e manutenção constante do Kanban traz melhorias na comunicação e na colaboração dentro da empresa. Mas para atingir isso, é preciso entender o que a ferramenta está te dizendo, isto é, quais informações devem ser retiradas a partir da sua utilização.

A seguir listamos algumas características que podem ser levantadas a partir da aplicação da sistemática do Kanban:

  • Visualização geral do trabalho

Quando o Kanban é montado, é possível observar o modelo geral de como a produção está se desenvolvendo, isto é, ter a visão geral do trabalho realizado. Dessa forma, é viável identificar os pontos onde existe uma retenção na produção, o famoso gargalo, que faz com que surjam filas ao longo do trajeto da produção.

  • Tempo de espera

Primeiro vamos explicar o que esse tempo de espera: é o tempo que um produto ou funcionário espera na linha de produção para ir para a próxima etapa do processo produtivo, seja por um gargalo ou até mesmo falta de material. O tempo de espera diz muito sobre a velocidade produtiva. Se você percebe que existem tarefas que levam mais tempo do que o necessário para passar de “doing” para “done” por exemplo, é possível realizar um sistema de métricas e entender melhor o andamento do fluxo e consequentemente obter indicadores das atividades para análises futuras.

  • Quantidade de trabalho inacabado

Ainda sobre a visão geral do trabalho, é possível fazer uma leitura da proporção de trabalho que não está acabado, aquele que ainda está em processamento (também chamado de “work in process”) e assim conseguir entender melhor o ritmo da produção, ou seja, a velocidade produtiva, e o que é possível ajustar para atender a demanda de maneira mais eficiente, e também entender se existem atividades que possam ser reduzidas ou até mesmo extintas.

  • Melhoria contínua

Quando se consegue estabilizar a prática do Kanban na sua empresa ou indústria, fica claro a medição do fluxo de produção, tempo de espera, qualidade, entre outros indicadores. Assim, a eficácia da sua equipe se torna bastante elevada!

McDonald's: O exemplo que deu certo com o uso do Kanban

E aí acontece a pergunta: qual será o principal caso de sucesso do Kanban? McDonald's! Como nesse tipo de lanchonete, o fluxo é puxado pelo pedido que o cliente faz, assim todo o restaurante trabalha a partir da solicitação. O sistema tem que funcionar desse jeito, se não o lanche das pessoas pode ficar frio.

Mas como funciona na prática? No momento em que o cliente faz o pedido e realiza o pagamento, uma ordem eletrônica chega na cozinha dizendo o pedido. Por se tratar de uma lanchonete fast food, vários pedidos ficam na tela ao mesmo tempo, e na medida que cada solicitação é respondida, os próprios funcionários fazem a confirmação eletrônica do pedido.

No momento em que a cozinha finaliza o hamburguer, o pedido passa para o balcão, onde alguns funcionários irão complementar o lanche com batatas, refrigerantes, saladas, sorvetes...

É importante frisar que o Kanban não é o responsável pelo pequeno tempo de entrega (lead time) dos produtos da McDonald’s. O que causa essa agilidade no processamento é a forte padronização do produto e do processo produtivo, a boa organização do trabalho e o arranjo de trabalho simplificado e eficaz. O Kanban é uma ferramenta que auxiliou, juntamente com o que foi falado antes, essa organização a chegar em altos níveis de eficiência.

( Observem os painéis eletrônicos informando os pedidos que devem ser processados )

Em suma, quando aplicado de forma correta, o Kanban traz vantagens de enxugar a linha de produção e consequentemente reduzir custos, além de agregar a participação dos colaboradores da empresa no processo produtivo.

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Empresa de consultoria com foco em melhorias e vinculada à Universidade Federal de Pernambuco, com unidades em Recife e Caruaru.