Você sabe como o mapeamento de processos pode facilitar e otimizar os processos de sua empresa? Não? Fica aqui que vamos te mostrar mais adiante.
Primeiro vamos entender o que seria um processo, pela definição dos autores Hammer e Champy (1994) um processo: é um grupo de atividades realizadas numa sequência lógica com o objetivo de produzir um bem ou serviço que tem valor para um grupo específico de clientes.
Ao entendermos o que de fato é um processo, podemos definir os elementos que o compõe, pois tendo ciência de que o mesmo deve produzir um bem ou serviço, logo temos uma entrada (materiais, informações, mão de obra, equipamentos e etc.), onde essa entrada passa por um processo de “transformação” e ao passar por esse processamento, vamos obter uma saída (bens, produtos, serviço, informação e etc.).
Exemplo simples: Matrícula de um aluno
Onde vamos ter:
Entradas: Dados do aluno (RG, CPF, Idade, declaração, etc.) -> Processamento: Inserir/Armazenar os dados do aluno no sistema. -> Saídas: Aluno Matriculado.
Agora, por cordialidade também vamos definir o que seria o mapeamento ou mapa, para que facilite o entendimento da expressão e da ferramenta.
Temos que por definição que um mapa "significa traçar os contornos geográficos de uma região ou, então, relacionar ou ligar um conjunto de itens de dados a outros.” Ou seja, temos que, um mapa pode “organizar” informações, de modo que para quem o estiver lendo, possa facilitar a compreensão do que está sendo passado.
Exemplo de mapas, o mapa do Brasil: Vale ressaltar que existe diversos tipos de mapas, logo eles fornecem informações diferentes a depender do tipo de mapa que será solicitado naquele momento. Alguns mapas mostram o Brasil segmentado por suas regiões, outros por regiões e estados, ainda outros com as três informações citadas anteriormente.
Para quê mapear processos?
Ao efetuar o mapeamento dos seus processos, você pode obter informações valiosas a respeito de seu negócio e o que pode te auxiliar na tomada de decisão.
Algumas perguntas que podem ser respondidas a partir do mapeamento. São essas:
· Qual o tempo médio de atendimento por cliente?
· Qual o lead time do meu produto?
· Existe funcionário fazendo algum retrabalho?
· Onde de fato o processo começa e termina?
· Qual o gargalo do meu processo? (Capacidade)
· Por que a informação demora a chegar no meu processo? (quando chega)
Ao encontrar as repostas dessas questões, decisões com um poderio muito grande e assertividade maior podem ser tomadas, o que acarreta nos seguintes benefícios.
· Possibilita o alinhamento das operações com estratégia de negócios;
· Melhora a comunicação do processo;
· Melhora a eficiência operacional;
· Ganha vantagem competitiva.
Para facilitar no desenvolvimento do mapeamento, deve-se seguir uma ordem:
Conhecer processos atuais -> Identificar Oportunidades -> Criar soluções -> Implementar Soluções -> Melhorar Continuamente.
"85% das razões das falhas que comprometem a expectativa do cliente são relatadas por deficiência em sistemas e processos. " (W. Edwards Deming)
Hierarquia de processo
Macroprocesso: Geralmente envolve mais de uma função organizacional. Ex: Gestão de pessoas.
Processo: Conjunto de atividades que transformam insumos em resultados que representam agregação de valor. Ex: Avaliação de desempenho.
Subprocesso: Divisões do processo com objetivos específicos. Ex: Desenvolvimento de pessoal.
Atividade: Conjunto de operações que ocorrem dentro de um processo ou subprocesso, destinadas a produzir um resultado específico. Ex: Realizar avaliação.
Tarefa: Nível mais detalhado das atividades. Trabalhos a serem executados que envolvem rotina e prazo determinado. Ex: Enviar avaliação devidamente preenchida.