Tendo conhecimento das incertezas que há no mundo dos negócios e das barreiras imprevisíveis que sempre surgem, muitas das vezes os empresários, seja de grande ou pequeno porte, e até mesmo os gestores de grandes indústrias se veem rodeados de problemas e não sabem a maneira mais estratégica de saná-los. E é nesses momentos que a Matriz GUT é vista como uma luz no final do túnel, uma vez que essa ferramenta é utilizada para auxiliar na priorização de tomadas de decisões.
Mas afinal, o que é a matriz GUT?
A matriz GUT é uma ferramenta da qualidade que auxilia na definição de prioridades, buscando organizar as demandas de acordo com sua gravidade (G), urgência (U) e tendência (T). Ela se utiliza desses três elementos para classificar algum problema ou ação e, com isso, priorizá-lo. Sendo assim, com o uso dessa ferramenta é possível priorizar as demandas de acordo com a gravidade do problema, com a urgência em que deve ser tratado e com a tendência desse problema se agravar rapidamente, focando sua atenção nos obstáculos mais críticos.
Entendendo como a Matriz GUT funciona
Como visto anteriormente, para classificar a priorização das tomadas de decisão essa ferramenta avalia os seguintes critérios: gravidade (G), urgência (U) e tendência (T), e são desses critérios que surgiu a sigla GUT. Mas afinal, como a matriz GUT funciona?
Primeiro, deve ser listado todos os problemas que precisam ser resolvidos, e em seguida cada problema deverá receber uma pontuação para cada critério, podendo variar de 1 a 5. E por fim, a resposta se dá pela multiplicação das pontuações dos 3 fatores, resultando em um valor indicador. Quanto maior esse número, significa que maior é a prioridade da demanda.
Pontuação = G x U x T
Elementos da matriz GUT
Para a aplicação da ferramenta é necessário que se tenha um entendimento de cada critério da matriz, e então classificá-los corretamente.
Gravidade
Representa o impacto do problema para a empresa ou os envolvidos, caso ele esteja acontecendo ou venha acontecer. Portanto, ele determina a gravidade do problema com base nos efeitos que ele trará a médio ou longo prazo. A avaliação acontece da seguinte maneira:
Não é grave
Pouco grave
Grave
Muito grave
Extremamente grave
Urgência
Representa o prazo ou tempo disponível para a resolução do problema ou execução da ação. Ou seja, quanto mais urgente for, menor será o tempo disponível para trabalhar no problema ou ação. A avaliação acontece da seguinte maneira:
Pode esperar
Pouco urgente
Urgente, merece atenção no curto prazo
Muito urgente
Necessita ação imediata
Tendência
Representa o potencial de crescimento do problema ou ação, ou seja, a probabilidade de se agravar com o passar do tempo, caso nada seja feito. A avaliação acontece da seguinte maneira:
Não irá mudar
Irá piorar a longo prazo
Irá piorar a médio prazo
Irá piorar a curto prazo
Irá piorar rapidamente
Motivos para usar a matriz GUT
Com utilização desta ferramenta, além de de tomadas de decisões estratégicas, também é possível:
Reduzir impactos causados por erro na priorização
Auxilia na alocação dos seus recursos
Apoia a execução do planejamento estratégico
Minimiza que erros pequenos se tornem grandes
Prioriza as tarefas, otimizando tempo e recursos
Dessa forma, com a adoção dessa ferramenta você terá uma gestão mais aliada com as estratégias de sua empresa, além de otimizar os esforços destinados para a resolução de um problema específico, e consequentemente, ganha-se tempo e dinheiro com os recursos alocados de forma estratégica.
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