A Falta de organização no ambiente de trabalho prejudica os resultados de qualquer negócio. Para solucionar tal problema, foi-se desenvolvido a 60 anos, no Japão, uma metodologia que auxilia a organizar o ambiente de trabalho, como também, a eliminar qualquer desperdício presente no mesmo; trata-se do Programa 5S.
Com a implementação do 5S, as empresas - independente do seu porte - conseguem ter um local de trabalho mais limpo, saudável e ordenado. Paralelo a isso, também é possível otimizar sua produtividade e ter um melhor aproveitamento dos seus recursos. Vale ressaltar que o 5S também pode ser aplicado em outros espaços, como escolas, hospitais, órgãos públicos; e até na própria residência.
Entretanto, um erro crucial no entendimento do 5S é tratá-lo apenas como um Programa de Ordem e Limpeza, o que já é denominado Housekeeping, que significa grande faxina. O Programa 5S, por sua vez, explora três dimensões básicas:
· a dimensão física (layout),
· a dimensão intelectual (realização das tarefas)
· a dimensão social (relacionamentos e ações do dia-a-dia).
Quais são os 5 sensos do Programa 5S?
Entenda o quê as expressões japonesas significam e de que forma o programa pode auxiliar o seu negócio.
Seiri
O primeiro “S” é o Seiri, conhecido como senso de utilização. Trata-se da liberação de áreas e de uso dos materiais. Você deve se perguntar o que realmente tem utilidade para o setor, e antes de descartar os itens desnecessários, deve-se avaliar o que pode ser reutilizado, reciclado ou transformado.
Seiton
O segundo “S” é o Seiton, o chamado senso de organização. Nesse ponto, é necessário definir critérios para guardar e organizar aquilo que é necessário, como materiais e equipamentos. Também deve-se definir um lugar para cada coisa e o modo adequado de guardá-la, e por fim, criar um sistema de identificação visual dos objetos, para facilitar o acesso aos mesmos.
Seiso
O terceiro “S” é o Seiso, considerado o senso de limpeza. Nele ratifica-se a importância de cuidar do asseio pessoal e de se preocupar com a manutenção da limpeza do espaço.
Seiketsu
O quarto “S” é o Seiketsu, o chamado senso de saúde. Nesta etapa, deve-se estar atento às condições ambientais de trabalho, tais como: iluminação, ventilação e etc. Este senso também refirma a importância de estar com a mente e o corpo sã para poder realizar sua tarefa com qualidade, por isso, aborda-se a prática de hábitos saudáveis, como praticar exercícios, cuidar da alimentação e outros cuidados necessários com o corpo.
Shitsuke
Por fim, o último “S” é o Shitsuke, o senso de autodisciplina. Os funcionários devem tornar a prática dos "S" anteriores uma rotina a ser cumprida disciplinadamente.
Quais são os benefícios do Programa 5S para o negócio?
· Aumento da produtividade e qualidade do produto ou serviço;
Com o ambiente de trabalho mais organizado, as chances de os funcionários atrasarem o processo produtivo procurando equipamentos ou ferramentas decai progressivamente. O que implica dizer que, apesar de ter a mesma quantidade de tempo destinada ao trabalho, tem-se também uma atenção maior destinada apenas a produção. De forma que, isso resulta em um aumento de fabricação e paralelamente, em produtos mais qualificados.
· Facilita a percepção de erros, objetos fora do lugar e outros problemas que precisam de atenção;
Com o processo de produção otimizado, é mais fácil de identificar algum erro na organização. Além disso, tendo todos os equipamentos e materiais localizados corretamente, não se perde tempo, os recursos não são desperdiçados e as falhas são minimizadas.
· Prevenção de acidentes
Por ter tudo organizado, localizado corretamente e principalmente, bem sinalizado, a chance de ocorrer algum acidente no ambiente de trabalho cai drasticamente.
· Melhoria da qualidade de vida
Principalmente pela implementação do quarto “S” (Seiketsu), os funcionários passam a implementar o Programa não só na empresa, mas levam seus ensinamentos para a vida. A partir do momento em que os colaboradores aprendem a importância de ter sempre o corpo e a mente saudáveis, bem como, a praticar exercícios e cuidar da alimentação; e passam a por isso em prática, eles modificam toda a estrutura comportamental de si próprio, podendo atingir desde os mais próximos como toda a comunidade.
· Melhoria do ambiente de trabalho;
Por ter um ambiente mais saudável, com os colaboradores trabalhando mais felizes e tendo uma boa comunicação, o local de trabalho passa a ser mais satisfatório para os indivíduos. Paralelo a isso, estar em um ambiente mais agradável também os impulsiona a executar suas atividades com mais qualidade.
Como implementar a Metodologia do Programa 5S?
Para implementar o 5S, é primordial dialogar bem com seus colaboradores e mantê-los a par de cada processo. Pois, eles serão os responsáveis por executar cada etapa no seu negócio, assim como, também estarão passando por mudanças em seus próprios hábitos, por meio das aplicações do Programa.
Também é necessário delegar as tarefas a um funcionário que tenha um conhecimento maior sobre o assunto, para que este esteja a frente da equipe e possa implementar os 5S de maneira mais assertiva, de acordo os compartimentos da empresa.
E por fim, para assegurar que as medidas foram seguidas, é fundamental realizar uma auditoria com seus colaboradores, para que esses avaliem a forma como tudo foi executado e as melhorias proporcionadas.
Gostou do Programa 5s e quer implementá-lo na sua empresa? A Ciclo Consultoria pode te ajudar! Entre em contato e agende uma reunião gratuita.