Você, gestor, já chegou ao ponto de achar que sua empresa estava perfeita? A grande chance é de que a resposta seja negativa, mas calma, é normal!
O tempo todo nós como pessoas, sentimos que precisamos melhorar em alguma coisa e isso não é diferente dentro das empresas.
Nas organizações, as melhorias podem se dar através de metodologias e ferramentas, que são, ou não, facilmente aplicáveis.
Pensando nisso vamos apresentar agora uma das ferramentas que podem ser aplicadas,
Você conhece a ferramenta do Ciclo PDCA? É um método simples mas altamente eficiente para garantir a execução de tudo que foi planejado.
O Ciclo PDCA é uma metodologia de gestão de quatro passos para implantar melhorias em processos ou produtos. Devido seu modelo intuitivo e fácil de aplicar, ele traz reais ganhos para as organizações, pois aumenta as chances de sucesso na execução das tarefas.
Mas afinal, o que significa o Ciclo PDCA?
O que o ciclo PDCA sugere é que qualquer atividade de gestão ou planejamento estratégico executada na sua empresa, seja conduzida seguindo essas quatro fases. Vamos entender melhor cada uma delas.
P (plan, planejar) – Fase de planejamento
Ao iniciar qualquer melhoria em processos ou produtos, você deve primeiramente planejar as ações. Neste momento, algumas questões precisam estar muito claras, tanto para você, gestor, quanto para sua equipe:
Quais os objetivos deste projeto?
Quem são os responsáveis por cada tarefa?
Como serão realizadas as tarefas?
Qual o prazo de início e término de cada tarefa?
As respostas para essas perguntas vão fazer com que você se torne capaz de executar a etapa da melhor forma através de uma visão mais ampla, além de proporcionar um maior conhecimento sobre a sua organização, que será muito útil para o melhor desempenho das etapas seguintes.
D (do, fazer) – Fase de execução
Só depois de estar claro quem são os responsáveis, o que eles precisam fazer e como, é que se deve dar início a fase de execução das ações.
Esta é a fase onde todas as tarefas são realizadas. Cada membro da equipe já deve ter sido comunicado sobre suas responsabilidades e prazos de entrega de cada atividade. Suas responsabilidades são a realização das tarefas, cumprindo as datas de entrega e atendendo o padrão de qualidade esperado.
C (check, acompanhar) – Acompanhamento
Esta deve ser vista com grande importância quando se usa o ciclo PDCA, é um dos fatores que torna o modelo tão eficiente.
Após a execução das ações que foram planejadas, os gestores devem se reunir continuamente com suas equipes para a validação de tudo que foi executado.
Nesta fase, deverá ser feito um comparativo entre o planejado e o realizado. Esta comparação deverá validar se os prazos estão sendo cumpridos, se a qualidade está dentro do esperado e se houve algum desvio sobre o planejamento.
Note que não é necessário aguardar o fim da execução de cada tarefa para realizar esta validação. A frequência das reuniões de acompanhamento pode variar de acordo com cada projeto. Em algumas situações, pequenas reuniões diárias são sugeridas, em outros casos podem ser semanais ou até mensais.
Quanto mais frequente for realizado o acompanhamento, mais rápido poderá ser detectado qualquer desvio sobre a finalização do projeto, facilitando assim as tomadas de decisão da próxima fase do ciclo PDCA.
A (act, corrigir) – Correção dos desvios e revisão das ações
Ao realizar o acompanhamento próximo das tarefas, é comum a identificação de desvios sobre o que foi planejado. Da mesma forma, serão identificadas necessidades de melhorias sobre algumas ações.
A última fase do ciclo PDCA trata justamente de ajustes no percurso. Durante o acompanhamento, pode ser necessário retornar ao planejamento e rever alguns prazos, alterar algumas ações ou incluir novas tarefas.
O termo “Ciclo” é utilizado justamente porque o PDCA sugere esta revisão constante de todas as fases. Em um projeto com data de término, o PDCA só é finalizado quando o mesmo chega ao fim.
O fato de ser tido como um ciclo, da a esta ferramenta uma característica benéfica de melhoria contínua, que permite a melhor execução dos projetos aos quais ela é aplicada.
Na gestão de uma empresa ou de uma equipe, sua utilização é contínua, pois novas atividades surgem diariamente e ele não restringe seu campo de aplicação.
Ao manter os colaboradores alinhados e realizar o acompanhamento contínuo das ações, o ciclo PDCA confere mais agilidade e qualidade a qualquer ação executada, tanto nas camadas de gestão quanto estratégicas em uma organização.
Ao iniciar seu uso, o ciclo PDCA acaba se tornando uma ferramenta fundamental em qualquer organização que enxergue a qualidade na gestão como alavanca para os resultados.
Agora você já sabe o que é o PDCA e conhece os benefícios que ele pode trazer para sua organização.
Como nós da Ciclo Consultoria podemos ajudá-lo a implementar o Ciclo PDCA nas ações da sua empresa? Auxiliando na coleta de informações e na execução de cada uma das etapas, de forma personalizada, alavancando resultados.
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